今日からブログを始めたいと思います。
書くことはあまり慣れませんが、継続は力なり、なんとか続けられればと思います。
さて、このブログでは主に、会議を成功させるポイントなどを紹介していきたいと思います。
また、便利な東京駅 貸会議室の情報なども一緒に伝えていく予定です。
どうぞよろしくお願いします。
さて、会議を成功させるためにはいくつかのコツがあるのですが、そのひとつが「会議の目的・機能・権限を明確に伝えよ」ということです。
「今日の会議は、一体全体なんだったのだろう」
「こんなことなら、何も人を集めなくてもいいのに」
「今日は、何が決まったのかな。これからどうせよというのだろう」
・・・会議や打合せの中には、こんな疑問を持つものも多いはず。
日本式の会議を評して、「会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってもその責めを負わず」という「四せず」だと言われています。
東京駅 貸し会議室での会議開催が通知されると、ともかく参集します。
議題が提案されて会議に入る・・・。
そこまではよいですが、その後がいけません。
日本では、集団的討議の訓練に欠けていますから、参加者のある者は、まったくのダンマリを決め込みます。
またある者は、自分の主張だけを声高に繰り返します。
他人の発言に耳を傾けようという気はありません。
まして、司会者に協力して、お互いの意見を調整しようという気はないのです。
一方、司会者は、ただ手をこまねいて傍観しています。
一日はなぱなしい論争が行われているように見えて、議論だけが空回りしたり、沈黙だけが続くのです。
「会して議せず」です。
・・・このように、形式的な討議に終始すると、最後の結論を出すことが出来ません。
十分な論議が尽くされていないから、締めくくりようがないのです。
そこで、「議して決せず」という状態に至ります。
参加者は、「果たして今日は何が決まったのだろう」と浮かぬ顔で会議場を後にします。
とにもかくにも東京 会議室で論議が行われた。
そして決定もした。
ところが、会議にして決定したことを、誰が行うのかを決めない。
いつ行うのかを決めない。
また、実行する方法を決めない。
決めたことが、参加者全員に明確にされない・・・。
この結果が「決して行わず」です。
参加者の誰もが、
「実行することは決めたんですが、果たして誰が責任を持ってやるのかな？」
・・・そんな状態だから、たとえ実行に移されることがあっても、責任の所在は、全く不明確です。
「行ってもその責めをとらず」です。
まさに、「怪議」は踊るのです。
会議が、「四せず会議」となる理由はいろいろありますが、もっとも大きな原因は、参加者に会議開催の主旨や目的がはっきり伝えられていないところにあります。
「会議開催の通知をするに当たって注意することは？」
・・・という質問に対して、研修生の大半は、
「日時、場所、議題をはっきりと伝える」
・・・と回答はしますが、会議の趣旨、目的を伝えるという回答は少ないものです。
参加者は、聞くだけの会議か、討議をする会議か、意見調整をして決定する会議かわからないから、発言すべきかどうか、お互いに意見交換してもよいのか、どの程度まで議論をするのか見当もつかないのです。
また同様に、会議が持っている重要性や位置付け、役割、更にはどこまで権限を持っているのかなども、明確に伝えておかなければなりません。
・・・そうでないと、議論は空転します。
時には、参加者の意見発表も無く、沈黙の時が多い「お通夜会議」となります。
せっかくいま人気のある東京 貸会議室を借りるのですから、中身の詰まった会議にしたいものですよね。