東京・会議室ブログ

東京 会議室での会議に使用する資料が、十分整備されているかどうかは、会議の成果に大きな影響があります。

・・・同時に、その資料を参加者が十分活用出来る状態にあるかどうかも問題です。

限られた時間内に、満足すべき結論を出そうとするには、それなりに十分手が加えられた資料が、参加者の手元にあらかじめ配布されていなければなりません。

十分な資料が作成されていても、その資料が会議当日、会議室で配布されるようでは、会議の成果は、それだけでも半減します。

会議場で多くの資料が手渡されると、その資料を主催者側が説明するだけで時間の大半が費やされます。

一度の説明で参加者がすぐに理解出来ればいいですが・・・

そうでないと、討議に入っても効果のほどは疑わしいものです。

勿論、資料によってはあらかじめ配布することが難しかったり、配布出来ない場合もありますが、特別な事情がある場合を除いて、出来るだけ早めに参加者へ届けたいですね。

資料があらかじめ参加者の手元に渡っていれば、主催者側の説明にも長い時間が必要ではありません。

そしてさっそく内容の検討に入ることが出来ます。

東京 貸会議室での会議も終わりの頃・・・

「今日、説明を省略した資料につきましては、お持ち帰りいただきまして、是非お読みいただきたいと思います」

・・・司会者のそんな言葉を聞くことがありますが、

「会議中ですら十分目を通さないものを、家へ持って帰ってまで誰が読むものか」

・・・というのが参加者の偽りのない気持ちでしょう。

当日になってむやみに資料を配ってみても意味がありません。

せっかく手間暇かけて作った資料も、結局はホゴにされるのがオチです。

資料は、あくまでも必要なものをあらかじめ届けておくことが肝要です。

これは至極当然のように言われていながら、実際にはなかなか実行されないのが本当のところです。